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Almacenamiento organizado y seguro

DocuWare agrupa los documentos, sea cual sea su origen, en un repositorio central (los archivadores) basándose en criterios definidos centralmente. Esto es aplicable a documentos empresariales (digitalizados o creados con un sistema informático), correspondencia, expedientes, dibujos técnicos, imágenes y todo tipo de documentación, así como los correos electrónicos y archivos de Office.

Estándares abiertos para datos de índice y documentos

Los documentos se guardan en su formato original o, según la fuente de datos, como PDF, TIFF, JPEG o PNG. Por cada documento se guarda un metarchivo en formato XML. Éste se usa para registrar la información sobre el documento y su contenido: incluye anotaciones, sellos digitales y firmas electrónicas. Por una mayor seguridad también se guardan por duplicado los datos de índice y la categorización del documento en este metarchivo XML. Sin embargo, la ubicación principal de los datos de indexación y categorización es una base de datos relacional con vínculos a los documentos. Esto facilita la recuperación rápida y la posibilidad de añadir un índice de texto completo.

Clasificación automática

DocuWare ofrece métodos para asumir automáticamente índices procedentes de fuentes externas, por ejemplo archivos de texto, bases de datos y libretas de direcciones, para asegurar una indexación y una categorización correctas. Algunos de esos métodos son funciones estándar, mientras que otros requieren módulos adicionales. El módulo DocuWare ACTIVE IMPORT, que funciona en segundo plano, supervisa los directorios para detectar nuevos archivos y mensajes de correo electrónico, que importará y almacenará en DocuWare de forma automática.Los documentos no solo se clasifican, sino que también pueden indexarse mediante índices de bases de datos externas* (por ejemplo, de sistemas ERP o CRM).

Almacenamiento según las necesidades

Los archivadores de DocuWare gestionan los documentos en sus diversas fases: desde el momento en que se importan o crean, durante la etapa de edición y procesamiento, hasta el archivado a largo plazo. Se admiten todas las tecnologías de almacenamiento actuales: de sistemas de discos duros o RAID, CD, DVD y BD, de funcionamiento manual o de jukebox, a Content Addressed Storage (CAS) y soluciones de red de área de almacenamiento (SAN). La gestión mediante HSM (Integrated Hierarchical Storage Management) asegura la transferencia automática de documentos al medio de almacenamiento más apropiado según su estado (es decir, teniendo en cuenta factores como la frecuencia de acceso o requisitos legales).

Para optimizar el uso de la información, el acceso a los documentos debe ser sencillo y los documentos deben almacenarse en una plataforma estructurada que pueda adaptarse bien a los requisitos del futuro.

Archivadores autónomos e independientes del sistema

Todo un archivador o determinados documentos se pueden exportar a CD/DVD/ BD, memoria USB o disco duro externo. También se proporciona un módulo de búsqueda independiente. De este modo, en el ordenador del usuario no hace falta un cliente DocuWare para buscar y visualizar los documentos exportados. El expediente de un proyecto que contiene por ejemplo catálogos, listas y dibujos técnicos, puede exportarse fácilmente al medio deseado, y la información se puede distribuir a los socios o clientes que no tengan instalado un sistema DocuWare. Además, los archivadores autónomos son ideales para el archivado a largo plazo, así como para soluciones de backup, puesto que el contenido es accesible desde cualquier sistema y el medio de almacenamiento seleccionado se puede guardar en un lugar seguro.

Almacenamiento organizado y seguro