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La instalación y administración del sistema DocuWare se han caracterizado siempre por su sencillez. Estas características se mantienen intactas en cada actualización, pese al aumento considerable de funciones respecto a las versiones anteriores. La simplicidad es el único modo de asegurar que los usuarios empleen las numerosas funciones de la gestión documental.

Arquitectura con garantía de futuro

DocuWare tiene una arquitectura de varios niveles que distingue los componentes de cliente, servidor e infraestructura. La comunicación entre los componentes y el entorno informático implantado se realiza mediante interfaces y protocolos estándar. El Web Client y determinados programas cliente acceden a los módulos de servidor de DocuWare a través de un canal de comunicaciones que utiliza http/https o TCP/IP. Los módulos de servidor se comunican con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos y los directorios de usuario. Esta arquitectura crea las condiciones para facilitar la escalabilidad de un sistema que presenta la máxima seguridad.

Simplicidad significa usar las funciones de manera fácil y eficiente. Los administradores valoran la fácil configuración y administración del sistema DocuWare en su conjunto

Configuración

Administración central

DocuWare Administration o Web Administration se encargan de toda la configuración: la disponibilidad de servidores, la administración de usuarios y archivadores, la configuración de flujos de trabajo, etcétera. Incluso los usuarios y módulos de servidor situados en ubicaciones remotas se gestionan desde aquí. Las completas herramientas de registro y logging permiten crear documentación exacta del sistema e, incluso, hacer transparentes las instalaciones y configuraciones más complejas. Con la versión ENTERPRISE Server, también es posible definir y gestionar varias organizaciones dentro del mismo sistema, lo que resulta especialmente útil para administrar varios clientes en escenarios de hosting o Cloud Computing/ SAAS.

Escalabilidad

Si el número de usuarios es muy elevado, los módulos de servidor de DocuWare pueden distribuirse en varios ordenadores. Si la carga se distribuye, se mejorará el rendimiento en todas las estaciones de trabajo. DocuWare lo hace usando siempre los mismos componentes y funciones, tanto en estaciones de trabajo individuales como en soluciones para grandes corporaciones. De este modo, las tareas de administración son fáciles y claras, especialmente en sistemas que crecen y se amplian para incluir más ubicaciones y departamentos.

Seguridad

La arquitectura básica de DocuWare ofrece ya un alto grado de seguridad contra intentos de acceso no autorizado a los datos. DocuWare utiliza el procedimiento de autenticación „Ticket-Granting- Ticket“. La identificación de usuarios individuales, mediante el inicio de sesión de DocuWare o el inicio de sesión único, con autenticación de Windows automática, es totalmente segura. Y si se utiliza la versión ENTERPRISE Server, hay más funciones de seguridad disponibles que protegen el acceso a documentos de gran importancia, incluso si el intento de acceso es de un administrador de sistemas interno. La protección adicional contra manipulaciones se obtiene mediante el registro detallado de todos los cambios producidos en el sistema.

DocuWare también ofrece óptima protección contra la pérdida de datos: todos los índices se guardan por duplicado, una versión en la base de datos y otra en los metarchivos XML de los documentos. Así, se facilita el restablecimiento de una base de datos. Para hacer copias de seguridad de los documentos en sí, se pueden utilizar las herramientas existentes o las proporcionadas por DocuWare.

Módulos adicionales

Un sistema de gestión documental como DocuWare debe poder integrarse en un entorno informático existente. Con DocuWare, el intercambio de datos y documentos con otros sistemas es óptimo, y las tareas de administración mínimas. Dicho grado de integración es posible gracias a los numerosos módulos adicionales opcionales, que amplían las ya de por sí numerosas funciones e interfaces estándar que DocuWare ofrece. Estos módulos permiten personalizar el sistema de acuerdo con cualquier requisito. En www.docuware.com, obtendrá información general sobre los módulos adicionales y podrá descargar los informes técnicos detallados en la versión más reciente.